Comptabilité copropriété
La comptabilité de copropriété est la comptabilité du syndicat des copropriétaires, tenue par le syndic. En France, elle est obligatoire et obéit à des règles propres, distinctes de celles des entreprises, afin que chaque copropriétaire puisse savoir combien a été dépensé, pour quoi faire, et qui doit quoi.
Un cadre réglementaire spécifique
Les bases de la copropriété sont posées par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967. Les règles comptables proprement dites ont été fixées par un décret du 14 mars 2005, qui impose une présentation normalisée des comptes. Ces textes ont été plusieurs fois modifiés depuis, notamment par la loi ALUR de 2014 : il faut toujours se référer à la version en vigueur.
La comptabilité du syndicat est tenue en partie double et selon le principe de l’engagement : une dépense est enregistrée dès qu’elle est engagée, et non au moment où elle est payée. Chaque copropriétaire dispose d’un compte individuel qui retrace ce qu’il a versé et ce qu’il doit.
Budget prévisionnel, provisions et travaux
Chaque année, l’assemblée générale vote un budget prévisionnel destiné aux dépenses courantes : entretien, fonctionnement des équipements communs, assurance, honoraires du syndic. Les copropriétaires versent des provisions, en principe trimestrielles, calculées sur ce budget. À la clôture de l’exercice, les charges réelles sont comparées aux provisions appelées, et chacun reçoit une régularisation, en sa faveur ou à sa charge.
Les travaux qui ne relèvent pas de l’entretien courant font l’objet d’un vote et d’appels de fonds distincts. La plupart des copropriétés doivent en outre alimenter un fonds de travaux, épargne collective destinée à anticiper les dépenses futures.
Les comptes présentés en assemblée générale
Le syndic soumet chaque année les comptes à l’approbation des assemblées générales de copropriétaires. Ils sont présentés dans des annexes normalisées, qui permettent de comparer facilement une année à l’autre et une copropriété à une autre :
- l’état financier du syndicat à la clôture de l’exercice ;
- le compte de gestion général, qui rapproche charges et produits ;
- le détail des opérations courantes, comparées au budget voté ;
- le détail des travaux et des opérations exceptionnelles.
Ces documents montrent aussi les dettes des copropriétaires débiteurs et les sommes dues aux fournisseurs.
Transparence et contrôle par les copropriétaires
La loi organise plusieurs garanties. Les pièces justificatives des charges peuvent être consultées par les copropriétaires avant l’assemblée appelée à approuver les comptes. Le conseil syndical, composé de copropriétaires, assiste le syndic et contrôle sa gestion. Les fonds du syndicat doivent en principe être déposés sur un compte bancaire séparé ouvert à son nom, afin de ne pas être confondus avec ceux du syndic.
La répartition des charges suit les règles du règlement de copropriété : les charges générales selon les quotes-parts de parties communes (tantièmes) de chaque lot, les charges liées aux services et équipements selon l’utilité qu’ils présentent pour chaque lot. Pour le détail des obligations du syndic, voir comptabilité syndic copropriété.
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