Le grand livre en comptabilité
Le grand livre est, en comptabilité, le document qui regroupe l’ensemble des comptes d’une entreprise et, pour chacun d’eux, tous les mouvements enregistrés au cours de l’exercice. Là où le journal présente les opérations dans l’ordre chronologique, le grand livre les classe par compte. Il permet ainsi de connaître à tout moment le solde de la banque, des clients, des fournisseurs ou des ventes.
Du journal au grand livre
Toute opération est d’abord enregistrée au livre-journal sous forme d’écriture : une date, un libellé, des comptes débités et des comptes crédités, pour des montants égaux. Chaque ligne de cette écriture est ensuite reportée dans le compte correspondant du grand livre. On appelle ce report la centralisation ou le report au grand livre. Avec un logiciel comptable, cette étape est automatique : la saisie au journal alimente directement les comptes. Le journal répond à la question « que s’est-il passé tel jour ? », le grand livre à la question « où en est tel compte ? ».
Ce que contient un compte du grand livre
Chaque compte du grand livre présente généralement :
- son numéro et son intitulé, conformes au plan comptable ;
- la date et le libellé de chaque opération ;
- la référence de la pièce justificative et du journal d’origine ;
- les montants inscrits au débit et au crédit ;
- le solde, débiteur ou créditeur.
En fin de période, les totaux et soldes de tous les comptes sont repris dans la balance, qui vérifie l’égalité des débits et des crédits et sert de base à l’établissement du bilan et du compte de résultat. Un écart dans la balance signale presque toujours une erreur de saisie ou de report, qu’il faut retrouver en remontant au grand livre puis au journal.
Grand livre général et grands livres auxiliaires
Lorsque les clients ou les fournisseurs sont nombreux, on tient des grands livres auxiliaires : un compte par client ou par fournisseur. Le grand livre général ne présente alors qu’un compte collectif, dont le solde doit correspondre à la somme des comptes auxiliaires. Ce rapprochement est un contrôle classique de la cohérence des comptes. Les auxiliaires permettent aussi de suivre facilement les factures non réglées et de relancer les clients en retard de paiement.
Une obligation légale
En France, le Code de commerce impose aux commerçants de tenir un livre-journal, un grand livre et un livre d’inventaire. Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans. Lorsque la comptabilité est informatisée, l’administration fiscale peut demander, lors d’un contrôle, le fichier des écritures comptables (FEC), qui reprend l’ensemble des écritures. Ces règles peuvent évoluer : en cas de doute, il est utile de vérifier les textes en vigueur ou de consulter un expert-comptable.
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