La comptabilité : grande livre
Le grand livre est, en comptabilité, le document qui regroupe l’ensemble des comptes d’une entreprise et, pour chacun, toutes les opérations qui l’ont mouvementé au cours de l’exercice. Il contient exactement les mêmes informations que le journal, mais classées par compte et non par date. Avec le journal et la balance, il forme le socle de toute comptabilité tenue en partie double.
Journal, grand livre et balance : trois vues des mêmes écritures
- Le journal enregistre les opérations dans l’ordre chronologique, avec leur date, les comptes débités et crédités, les montants et la référence de la pièce justificative. Il est souvent subdivisé en journaux spécialisés : ventes, achats, banque, opérations diverses, paie.
- Le grand livre reporte chaque écriture du journal dans les comptes concernés. On y lit, compte par compte, l’historique des mouvements et le solde à une date donnée.
- La balance résume le grand livre : elle liste tous les comptes avec le total de leurs débits, de leurs crédits et leur solde. Si la comptabilité est correctement tenue, le total des débits égale celui des crédits.
Le passage de l’un à l’autre permet de relier n’importe quelle rubrique des comptes annuels, par exemple les immobilisations corporelles du bilan, à la plus petite opération qui la compose, comme la facture d’achat d’une machine. C’est ce qui fait du grand livre un outil essentiel de préparation, de contrôle et d’audit des comptes.
Comment le grand livre est organisé
Les comptes y sont classés selon la nomenclature du Plan comptable général : comptes de capitaux, d’immobilisations, de stocks, de tiers, financiers, puis comptes de charges et de produits. Chaque compte se présente avec une colonne débit et une colonne crédit.
On distingue souvent le grand livre général, qui contient tous les comptes, et des grands livres auxiliaires, qui détaillent les comptes de tiers client par client et fournisseur par fournisseur. Le compte collectif « clients » du grand livre général est alors égal à la somme des comptes individuels du grand livre auxiliaire.
Le lettrage et les contrôles
Le lettrage consiste à rapprocher, dans un compte de tiers, une facture et le règlement correspondant en leur attribuant une même lettre. Les opérations non lettrées font apparaître immédiatement les factures impayées ou les paiements non affectés. Le grand livre sert aussi au rapprochement bancaire et à la justification des soldes avant la clôture : chaque solde doit pouvoir être expliqué par des pièces.
Un exemple familier et la tenue informatisée
Le relevé de compte qu’une banque adresse à son client est, en quelque sorte, un extrait de son propre grand livre. Il se lit du point de vue de la banque : un crédit signifie que la banque doit de l’argent à son client, un débit qu’elle lui en réclame. C’est pourquoi le sens semble inversé par rapport à la comptabilité du client.
Les volumes reliés ont presque partout disparu au profit de logiciels qui produisent journal, grand livre et balance à la demande. Les principes, en revanche, n’ont pas changé, et les noms d’origine ont été conservés. En France, une entreprise dont la comptabilité est informatisée doit pouvoir remettre à l’administration, en cas de contrôle fiscal, un fichier des écritures comptables reprenant toutes ces écritures sous une forme normalisée.
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