Comptabilité la facturation
La facturation en comptabilité désigne l’ensemble des opérations qui consistent à établir, enregistrer et conserver les factures émises et reçues par une entreprise. La facture est le document qui constate la vente d’un bien ou la réalisation d’un service : elle fixe la créance du vendeur sur son client et sert de pièce justificative pour la comptabilité et la TVA. Les règles évoquées ici sont celles du droit français ; elles évoluent régulièrement et doivent être vérifiées auprès des sources officielles ou d’un expert-comptable.
Le rôle de la facture
La facture remplit plusieurs fonctions à la fois :
- elle prouve l’existence de l’opération commerciale et ses conditions ;
- elle déclenche le paiement et fixe la date d’échéance ;
- elle sert de base au calcul de la TVA collectée par le vendeur et de la TVA déductible par l’acheteur ;
- elle constitue la pièce justificative de l’écriture comptable.
Entre professionnels, l’émission d’une facture est obligatoire. Pour les ventes aux particuliers, elle l’est dans certains cas et à la demande du client.
Les mentions obligatoires
Une facture doit notamment comporter :
- la date d’émission et un numéro unique, attribué selon une séquence chronologique et continue ;
- l’identité du vendeur et de l’acheteur (dénomination, adresse, numéro SIREN, numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant) ;
- la date de la vente ou de la prestation ;
- la désignation précise, la quantité et le prix unitaire hors taxes des produits ou services ;
- le taux et le montant de la TVA, ainsi que les totaux hors taxes et toutes taxes comprises ;
- les réductions éventuelles ;
- la date d’échéance du paiement, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
L’oubli d’une mention obligatoire peut entraîner une amende. Une erreur se corrige par une facture d’avoir, jamais en modifiant ou en supprimant la facture initiale. La facture pro forma, simple devis détaillé, n’a pas la valeur d’une facture et ne se comptabilise pas.
L’enregistrement comptable
Dans le Plan comptable général, une facture de vente se traduit par un débit du compte client (411) pour le montant TTC, un crédit d’un compte de ventes de la classe 7 pour le montant hors taxes et un crédit du compte de TVA collectée (4457). Symétriquement, une facture d’achat est enregistrée au crédit du compte fournisseur (401), au débit d’un compte de charges de la classe 6 et au débit du compte de TVA déductible (4456). Pour les échanges internationaux, le choix de la monnaie de facturation détermine l’existence d’un risque de change.
Conservation et facture électronique
Les factures doivent être conservées pendant plusieurs années : le Code de commerce impose dix ans pour les pièces comptables, et l’administration fiscale peut contrôler les factures sur une durée de six ans. Elles peuvent être conservées sous forme électronique si leur authenticité et leur intégrité sont garanties.
La France a engagé la généralisation de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA : toutes doivent progressivement être en mesure de recevoir des factures électroniques, puis d’en émettre, selon un calendrier échelonné en fonction de leur taille. Ce calendrier a déjà été modifié par le passé : il faut se reporter aux textes en vigueur pour connaître les obligations applicables à chaque entreprise.
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